Astăzi, serviciile hostess sunt mai actuale ca niciodată și, mai ales, în trend. Atunci când oaspetele ajunge la un eveniment, primele persoane care îi apar în față sunt specialiști hostess care știu să se impună prin zâmbet și atitudine. De mai bine de cinci ani, Olga Stratan a hotărât să dezvolte această industrie aflată într-o dezvoltare efervescentă și să vină cu o abordare inovativă.
INTERVIU CU OLGA STRATAN,
fondatoarea Event Hostess Company
Olga, ce te-a inspirat pentru Event Hostess Company?
Colaborând din 2013 cu o companie de organizare a evenimentelor în rol de hostess, am îndrăgit această activitate. La început, organizatorii îmi spuneau ce sarcini trebuie să realizez cu aproximație. Dar după primele câteva evenimente mi s-a trezit curiozitatea de a descoperi mai multe. Am început să studiez domeniul și am rămas plăcut surprinsă cât de importanți sunt acești specialiști la evenimente, care este aportul adus de ei și, cel mai interesant, că cererea pentru serviciile hostess în Europa, Asia și America este foarte mare, în timp ce la noi aceasta era foarte mică. Clienții solicitau hostess la evenimente mai mult din capriciu sau pentru un element frumos în plus. Din 2017 preconizam inițierea acestui proiect frumos, însă compania fost deschisă în 2019.
Ce anume te-a determinat să te specializezi în gestionarea recepției evenimentelor?
După primele congrese și forumuri mi-am dat seama cât de mult contează o recepție calitativă pentru imaginea companiei care organizează evenimentul. Oricât de mult unii ar dori să nege faptul că oamenii nu judecă după prima impresie, sunt gata să îi contrazic. Prima impresie a oaspeților la eveniment este crucială pentru ulterioarele colaborări sau parteneriate dintre compania gazdă și invitații evenimentului, potențiali clienți. Dacă recepția este gestionată la cote maxime și totul este bine gândit, atunci invitatul se relaxează, ceea ce înseamnă că gazda evenimentului din start câștigă atenția și disponibilitatea psiho-emoțională a acestuia. Specialistul hostess este cheia principală în gestionarea recepției fiindcă acesta reprezintă legătura directă între invitat și toți cei implicați în gestionarea evenimentului: organizatori, gazda evenimentului, managerul sau administratorul locației, doamna de serviciu, paza, chelneri etc. Respectiv, în cazul în care oaspetele are întrebări, cerințe sau nevoie de ajutor, din start știe că se poate apropia la echipa hostess pentru a rezolva totul.
Care sunt principalele aspecte ale gestionării unei recepții de succes la evenimente?
În primul rând, atenția la detalii, trebuie să fii cu ochii în patru pe invitați, să ții cont de timingul evenimentului, de cerințele organizatorilor. Operativitatea și discreția acțiunilor, colaborarea calitativă între membrii echipei de hostess și celelalte echipe implicate – sunt unele dintre principalele aspecte.
Cum te asiguri că echipa ta este pregătită pentru a gestiona orice situație neprevăzută în timpul unui eveniment?
Așa cum activez deja de cinci ani cu o echipă stabilă, fiecare știe bine ce are de făcut. De regulă, sarcinile variază în baza tipului de eveniment și clienți.
Atunci când vorbim de clienții fideli, deja cunoaștem care sunt așteptările acestora și cum să colaborăm corect cu ei. În cazul clienților noi, echipa se ghidează după schema lor de lucru și se adaptează conform noilor cerințe.
Care sunt cele mai mari provocări pe care le-ai întâmpinat în cei cinci ani de când ai fondat compania ta?
Cred că totuși cea mai mare provocare cu care m-am întâlnit este faptul că societatea încă nu înțelege complet de ce este important să ai o echipă de hostess profesioniști la evenimente.
Încă este destul de dificil atunci când un client nou solicită echipa de hostess și nu are o viziune clară despre ce tip de hostess au nevoie: Congress Hostess, ECM Hostess sau Hostess-imagine sau mai grav este când, din neștiință, solicită echipa de promoteri pe post de Hostess.
Orice model poate deveni hostess?
Nu. În acest domeniu nu este suficient să ai trăsături de model, cel mai important criteriu este să cunoști limbi străine, fiindcă, de regulă, interacționăm atât cu persoane din țară, cât și cu foarte mulți invitați din străinătate. La fel, este important este să fii ager și să ai capacitatea de a lucra în echipă. Pentru a fi hostess nu sunt necesari parametri de model, este suficient să ai un aspect plăcut, îngrijit și înălțime de la 170 cm. Contează să fii dotată cu abilități lingvistice și de conlucrare în echipă.
De ce e nevoie de hostess și nu de un angajat din companie?
Am mai primit această întrebare de câteva ori și cu drag voi răspunde prin prezentarea câtorva argumente. În primul rând, specialiștii hostess au în spate o experiență vastă în gestionarea recepțiilor la eveniment și a situațiilor care pot interveni pe parcurs, pe când un angajat din companie e fixat pe sarcinile dictate de postul său de muncă. Atunci când se solicită echipa de Event Hostess, angajații companiei pot rămâne concentrați asupra sarcinilor lor principale.
Angajarea echipei de hostess pentru gestionarea recepției nu doar îmbunătățește calitatea interacțiunii între toți cei prezenți la eveniment, dar demonstrează grija față de oaspeți și de angajați.
Cum a evoluat Event Hostess Company și care sunt planurile pentru viitorul său?
Sunt mândră să văd că acest termen a devenit ceva mai popular și s-a făcut o claritate despre rolul pe care îl au acești specialiști. Pe parcursul acestor ani, am colaborat cu clienți importanți precum Comunitatea Europeană, Fintech, StartUp, Policy Media Forum, bănci, stomatologii, vinării etc. Pe viitor, îmi propun să dezvolt acest domeniu pe piață din Republica Moldova la același nivel ca în Europa, Asia, SUA.
